Projectmanagement & duurzaamheid

Zorgen dat partijen hun ontwerpzaken op orde hebben en binnen de planning blijven

Een bouwproject begint altijd met een wens. Die wens moet worden vertaald in een plan van aanpak en een programma van eisen. Wij vragen door op detailniveau om te achterhalen wat u als opdrachtgever echt nodig heeft. Met uw antwoorden maken wij een concreet plan en stellen dit samen met u vast.

Aansluitend volgen het schetsontwerp en het voorlopige ontwerp. In elke fase wordt het project concreter. Niet alleen als het gaat om de vraag hoe het eindresultaat er precies uitziet, ook waar het de functionaliteiten betreft. Zo komen we samen met u tot een definitief ontwerp, waarna we de eisen kunnen toetsen. Als daaraan is voldaan, volgt het technisch ontwerp met alle details en uiteindelijk het uitvoeringsontwerp. Tijdens dit gehele traject zorgen wij ervoor dat alle partijen in het proces hun zaken op orde hebben en binnen de planning blijven.

Het overzien van alle facetten van het bouwproces tot realisatie van een succesvol project

Procesmanagement draagt bij aan het optimaal en succesvol voltooien van bouwprojecten binnen de gestelde doelen en normen. Het is een complexe taak die vereist dat onze project- en bouwplaatsmanagers én andere betrokkenen goed samenwerken. Samenwerking is een voorwaarde om effectieve beslissingen te nemen gedurende alle fasen van het project.

Belangrijke aspecten zijn onder andere de projectplanning, het beheren van de ontwerpfase, het selecteren van aannemers voor aanbestedingen en contract,-en risicomanagement. Tijdens de realisatiefase stuurt de projectmanager het bouwteam op de bouwplaats aan. Daarbij zijn het beheren van kosten, tijd en risico’s cruciaal, evenals effectieve communicatie met de belanghebbenden. Ook zorgt procesmanagement ervoor dat alle afrondende taken, inclusief oplevering en nazorg, worden uitgevoerd.

In de bouwsector speelt aanbesteding een cruciale rol bij het selecteren van de juiste opdrachtnemers en leveranciers. Aanbestedende Dienst als Dienst binnen project- en bouwmanagement richt zich op het professioneel begeleiden en managen van aanbestedingsprocedures, zodat projecten efficiënt, transparant en volgens wet- en regelgeving worden uitgevoerd.

Wat houdt het in?

Wij ondersteunen organisaties bij het gehele aanbestedingsproces binnen bouwmanagement van (duurzame) nieuwbouw-, onderhouds-, renovatie- en verduurzamingsprojecten, waaronder:

• Strategische inkoop & aanbestedingsbeleid – Het opstellen en implementeren van een doordachte inkoopstrategie die aansluit bij de projectdoelen.
• Selectie- en gunningsprocedures – Begeleiding bij het kiezen van de juiste marktpartijen op basis van objectieve criteria.
• Wet- en regelgeving (Aanbestedingswet, Europees & nationaal) – Zorgen voor naleving van aanbestedingsrichtlijnen om juridische risico’s te minimaliseren.
• Proces- en contractmanagement – Coördinatie van het aanbestedingsproces, van publicatie tot contractafsluiting en bewaking van afspraken.
• Transparantie & Compliance – Borging van een eerlijk en controleerbaar inkoopproces.

Wat houdt het in?

In de bouwsector zijn aanbestedingen vaak complex en gebonden aan strikte regelgeving. Een goed ingericht aanbestedingsproces voorkomt vertragingen, juridische problemen, budgetoverschrijdingen en ambitie-erosie van onze opdrachtgevers. Door dit professioneel te managen, zorgen wij ervoor dat projecten soepel verlopen en optimaal rendement opleveren.

Wat betekent dit voor onze medewerkers?

Het is belangrijk dat iedereen binnen onze organisatie begrijpt hoe wij werken en waarom onze rol in aanbestedingsmanagement van belang is. Dit betekent dat:

• Wij voldoen aan alle aanbestedingsregels en best practices binnen de bouwsector.
• Interne teams werken samen om de aanbestedingsstrategie te optimaliseren en risico’s te beperken.

Zekerheid bieden dat de juiste afspraken worden gemaakt

In het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer(s) zijn alle afspraken vastgelegd die zij met elkaar hebben gemaakt. Dat klinkt logisch, maar het is vaak complexer dan gedacht. Want wat zit er in detail wel en niet in de afspraken? Welk voorwerk is er al gedaan? Aan welke wet- en regelgeving moet het project voldoen? Wie draagt welke risico’s? Wil de opdrachtgever tot het einde inspraak hebben in beslissingen ten aanzien van de bouw? Of laat hij dit over aan andere bouwpartijen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit?

Om deze afspraken voor alle partijen helder te hebben, stellen onze projectmanagers aan het begin van het project een contract op. Dit verrijken ze met technische informatie. In het fasedocument worden de overgangen naar volgende stap in het proces bewaakt. Voor de juridische borging leggen ze het contract voor aan gespecialiseerde juristen. Door al deze afspraken in een vroeg stadium vast te leggen, kunnen de betrokken partijen er altijd op teruggrijpen, mocht er in een later stadium discussie ontstaan.

Eenduidige en correcte communicatie is de sleutel voor een succesvolle samenwerking

Om het feitelijke bouwproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat iedereen altijd over alle actuele informatie beschikt. De architect moet weten wat de constructeur en de installateur aanpassen en vice versa. Alleen zo kan de integraliteit van een project optimaal worden geborgd. Onze projectmanagers realiseren dit door veranderingen en aanvullingen te inventariseren, deze te delen met alle partijen en ervoor te zorgen dat die met elkaar blijven afstemmen.

Daardoor komen alle details op alle tekeningen met elkaar overeen en worden nuances ook in latere fases geborgd. Datzelfde geldt voor de eisen van de opdrachtgever, de planning en de financiën. Onze projectmanagers notuleren de bouwvergaderingen en leggen de genomen besluiten vast. Zo zijn ze de spil tussen alle betrokken partijen en managen ze het feitelijke bouwproces van start tot oplevering.

Vastleggen van de juiste uitgangspunten voor aanbestedingen

Afhankelijk van de opdrachtgever kunnen er meer of minder regels gelden voor de aanbesteding van een bouwproject. Maatschappelijke organisaties zoals bijvoorbeeld gemeenten, ziekenhuizen en scholen zijn meestal gebonden aan Europese wetgeving. Particuliere bouwers zijn in principe vrijer in hun keuzes. Maar als er sprake is van meerdere investeerders, kan dit invloed hebben, bijvoorbeeld vanwege preferred partners.

Onze projectmanagers inventariseren al deze wensen en eisen. Ook overleggen ze met u als opdrachtgever over de vraag wat belangrijk is. Dat kan prijs zijn, maar ook doorlooptijd, kwaliteit of duurzaamheid. Sommige particuliere opdrachtgevers willen dat één partij het gehele project uitvoert, voor anderen is dat minder van belang. Moet er Europees worden aanbesteed? Dan vragen onze projectmanagers offertes op bij meerdere partijen.

Opstellen van een realistische planning en het monitoren daarvan tijdens het bouwproces

Nadat alle voorbereidingen voor het bouwproject zijn getroffen, buigen onze projectmanagers zich over de vraag wanneer het opgeleverd moet zijn. Ze beginnen met het opstellen van een schema van alles wat gedaan moet worden. Belangrijke vragen betreffen het soort gebouw, het budget, de taakverdeling en de feitelijke planning.

Ook een risico-inventarisatie maakt onderdeel uit van planningsmanagement. Daarmee kunnen ze processen die mogelijk veel tijd kosten al in een vroeg stadium benoemen en opstarten. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van vergunningen, maar ook aan eventueel fauna-en floraonderzoek of de kans op archeologische vondsten. Op die manier kunnen zij een realistisch beeld van de feitelijke doorlooptijd schetsen.

Hoe goed je een project ook voorbereidt, het kan altijd gebeuren dat er iets onvoorziens gebeurt. Of dat er gedurende het traject een aanpassing moet plaatsvinden op basis van voortschrijdend inzicht. Als dat gebeurt, nemen de projectmanagers van BBC hierover contact op met de opdrachtgever. Die wordt vervolgens stap voor stap meegenomen in het proces om de nieuwe uitdaging aan te gaan Want niet alleen de oplossing is belangrijk, ook de weg ernaartoe.

Een ander aspect van verwachtingsmanagement is bijtijds, correct communiceren. Daarom geven onze projectmanagers het ruim van te voren aan als er belangrijke (concept)stukken ter beoordeling worden voorgelegd. Zo heeft de opdrachtgever alle tijd om de interne behandeling ervan te plannen of te delegeren. Verwachtingsmanagement wordt zo een informatiemanagement- en planningstool.